Laravel

DISCOVERY

Leren van de eerste editie

SterkFitRaces organiseert fit races voor derde partijen en ondersteunt daarbij zowel op hardwarevlak, organisatorisch vlak als met software. Na de eerste editie van RidderSterk werd duidelijk dat er op technisch en digitaal gebied veel te verbeteren viel. Samen hebben we gekeken waar het proces slimmer, overzichtelijker en betrouwbaarder kon.

PLATFORM STRUCTURE

Van losse onderdelen naar één platform

Op basis van de ervaringen uit de eerste editie is de basis gelegd voor een centraal platform. Het doel was om ticketverkoop, deelnemersbeheer, planning, accounts, resultaten en organisatorische instellingen samen te brengen in één omgeving die de organisatie zelf kan beheren.

TICKETING & PERSONALISATION

Tickets kopen en personaliseren

Een belangrijk onderdeel van het platform is de ticketflow. Deelnemers kunnen tickets kopen en deze daarna op naam zetten. Tijdens dit personaliseren geven deelnemers ook aan hoe lang ze ongeveer over de race denken te doen. Die informatie vormt later de basis voor de automatische planning.

Laravel Livewire Bootstrap MySQL Ticketing Account environment

AUTOMATED RACE PLANNING

Automatische dagplanning op basis van deelnemers

Met de opgegeven verwachte racetijden wordt automatisch een planning opgebouwd. Het systeem kan een volledige dag of zelfs meerdere dagen indelen, zodat iedere deelnemer precies weet wanneer hij of zij moet starten. Dit voorkomt veel handmatig puzzelwerk en geeft de organisatie meer grip op het verloop van het event.

PHASE 05 — ORGANISATION DASHBOARD

Volledig beheerbaar door de organisatie

De organisatie kan binnen het dashboard zelf races opbouwen, instellingen aanpassen, deelnemers beheren en de voortgang in de gaten houden. Het systeem is flexibel opgezet, zodat nieuwe edities en verschillende racevormen eenvoudig ingericht kunnen worden.

PHASE 06 — TIMING & RESULTS

Koppeling met tijdregistratie

Voor de tijdregistratie is een koppeling met een externe partij geïntegreerd. Via deze API worden resultaten gekoppeld aan de juiste deelnemers. Hierdoor kunnen deelnemers hun resultaten terugzien in hun eigen account en heeft de organisatie alle data centraal beschikbaar.

PHASE 07 — FIRST LIVE EDITION

Eerste editie met het nieuwe systeem

In mei is de eerste editie met het nieuwe platform gedraaid. Het systeem werd tijdens het evenement gebruikt voor ticketing, deelnemersbeheer, planning en resultaatverwerking. Deze editie verliep goed en gaf waardevolle inzichten voor verdere optimalisatie.

PHASE 08 — OPTIMISATION & NEW MODULES

Doorontwikkeling richting de tweede editie

Voor de tweede editie in oktober is het platform verder verfijnd en uitgebreid met nieuwe functies. Daarbij is het systeem kleiner, overzichtelijker en praktischer gemaakt voor gebruik tijdens events. Ook wordt er gewerkt aan een vrijwilligersmodule om het vrijwilligersproces beter te organiseren en te optimaliseren.

DASHBOARD SCREENS

Screenshots van het platform

Hieronder is ruimte om verschillende onderdelen van het platform te tonen, zoals ticketbeheer, deelnemerspersonalisatie, raceplanning, resultaten, accounts en de vrijwilligersmodule.

Ticketing en personalisatie

Deelnemers kopen tickets en zetten deze daarna op naam. Tijdens het personaliseren geven ze ook hun verwachte racetijd door.

Automatische raceplanning

Het systeem maakt op basis van deelnemers en verwachte tijden een volledige planning voor één of meerdere eventdagen.

Resultaten en tijdregistratie

Via een externe API worden resultaten gekoppeld aan deelnemers, zodat deze zichtbaar zijn in het account.

Vrijwilligersmodule

Een nieuwe module waarmee vrijwilligers zich kunnen aanmelden, beschikbaarheid kunnen doorgeven en voorkeuren kunnen opgeven.

SterkFitRaces